クズは定時で帰りたい

趣味の時間を捻出するブログ

メールのめんどさを軽減する

私は筆不精です。

仕事のメールが嫌なのはもちろん、友人とのメールもLINEも億劫です。

友人からはよく怒られるが億劫なものは億劫。

これが億劫でない人は超気軽にメールを送ってきて、

無視するなんて冷たいとか言ってくるのだ。

昔は必死に返信していたのですが、メールを返す限り来続けるので必要最低限のことしか返さなくなった。

ちなみに電話はもっと嫌いです。

 

 

 

メールに悩む時間の長さよ

 

私からするとメールに悩む要素はたくさんありまして、

・宛名の順番はどうするか

・CCに上司を入れるか

・「いただきます」が多すぎる気がする

・「おります」が多すぎる気がする

・強めに頼みごとをするのに回りくどすぎないか

・ご質問?ご確認?そもそも「ご」いる?いらない?

・、が多すぎる気がする

・どこで改行するか

・署名とのバランスはどうか

考えれば考えるほど苦しい。

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普通の文章とインターネットの文章は違うとはいえ、一応文芸部長だった私も悩むわけです。

相談すると思いもよらない指摘が入って本題は解決しなかったりする。

それをさっさと片付けて本題に戻りたく「ではこっちにしますね」と言ったら「いやどっちなんだろうね」

・・・なんで相談されてんだ私。

 

メールは悩み放題だ

 

人に物事を伝える方法はメールに限ってもいくらでもある。

しかも伝える内容は基本的に既に決まっている。

(決まってないのにメールが送れる奴はメールに悩んだりしない。)

「これが技術的にわからん」という障壁は基本的にないのですぐ着手できるし理論上はすぐ完了させることができる。

だって「決まったことを言う」だけですからね。

 

ってことは後回しにする理由がないのでいくらでもうんうん悩むことができてしまうのだ。

しかもなるべく早く連絡しようと思ったら今が常にいちばん早いんだからどうしようもない。

 

ほぼ無駄!

 

しかしぐだぐだ考えても重大な間違いはさておきメールの文を気にしない人は気にしないし

気にする人はなんなら「気に食わない」みたいなレベルでうるさい。

そして迷っているうちに事態は悪化する。

 

そもそも、メールを一発で仕上げられなかった奴がたかだか数十分悩んだところでその間に文章力が上がるのでしょうか?

そんなに成長するならなんで今書けてないのよ。初めてのメールなのか?

メールが苦手だから悩むんでしょうになんで苦手なことにこだわり続けるのか。

時間も過ぎるし疲れるよ。

 

しかしメールを書かねばならぬ

 

だからといってメールを回避するのはかなり難しいので、私がちまちまやってきた負荷軽減策を書いていきます。

 

軽減策1:コピー

 

送信済みメールから似た用件の「怒られなかったメール」をコピーして使う。

宛先の役職が超長くてめんどくさいなら、同じ人宛のメールを使い回すのも手間が省けてなかなか良い。

 

だんだん宛名と案件名だけ変えたらまるごと使いまわせるようなメールを書けるようになるので

よくあるメールはこれで処理できます。

 

軽減策2:閲覧時間を決める

 

常にメールを受信して適宜返信しているとめんどくさいものを後回しにしてしまう。

すると夕方にめんどくさいメールだけ残るという地獄のような展開になる。

 

特定の連絡を待っていない限り、メールに触るのはこの時間だけ!と決めた方がいろいろ混ざって結果的に楽な感じです。

数時間返信しないだけで怒り狂う人もいますが、たぶんその時機嫌悪かっただけで

さくっとメール送ってても誤字見つけてぷりぷりしただろうからほっとけ。

 

軽減策3:メールに触れる時間を制限する

 

時間を決めてメールを書くことで、迷いにも制限時間を設ける。

さっきも言ったけどメールが苦手な人がその頭で悩んだってたかが知れている。

さっさと文例を検索するなり諦めて送るなり相談するなりしましょう。

 

早く片付けた方が気分もいい。

「メール書かねば」というのを頭に残して仕事をするとパフォーマンスが下がる。

 

軽減策4:箇条書きに持ち込む

 

箇条書きにすることで、語尾がかぶりまくっても逆に整然として見えるし接続詞は減らせるしでかなり楽になります。

「ご確認したいことが○点ありご連絡いたしました。」で箇条書きに持ち込む。

 

まあ箇条書きにできないメールもありますが、大体これでなんとかなる。

だらだら質問書いた長文メールを送ると、CCに入れた意識高い系の上司から「質疑シート作れ」などと言われる二次災害も発生する。うちです。

とにかく見た目がすっきりした方がいい。

 

軽減策5:反応が少ないメールを送る

 

お客様から返事をもらうと「返事ありがとう」と返さねばならず、

返事くれない人には口頭か電話で確認するはめになる。

一度でも口頭で確認すれば返事をくれない人は一生返事をくれない。

 

「難しい場合は○日までに連絡ください」「○日に発送するので間違いがあればそれまでに」とか、

返事がないってことはOKと見做すよ!というメールを送り実行すると多少は手間が減ります。

これ実行しないと意味ないし今後使えなくなるからね。

 

どうせメールはある

 

メールも電話も、苦手でない側からしたら「メール/電話するだけ」です。

メールは記録も残るしデータも送れるし同時送信できるしでやはり便利なので

まあ当分なくなることはないでしょう。

ひとまずはメールと電話とそれに近いものの絶滅を祈りつつ適切な手抜きを模索するしかないと思います。